JAREGsafe — Guide d'utilisation
Bienvenue dans le guide officiel de JAREGsafe. Retrouvez ici une documentation complète de chaque module, des conseils pratiques et des instructions pas à pas. Ce guide est mis à jour à chaque nouvelle version.
Commencer par
Planning
Créer et gérer les plannings de vos agents par site
Collaborateurs
Fiches agents, contrats, habilitations, salaires
Facturation
Créer factures, devis et gérer les relances
Terrain
Mains courantes, interventions, rondes, audits
Structure de l'application
🗂 Sections de la sidebar
| Section | Modules |
|---|---|
| Opérationnel | Dashboard, Planning, Services, Sites, Collaborateurs, Clients |
| Terrain | Main courante, Interventions, Rondes, RDL, Audits, Supervision |
| Gestion | Facturation, Prépaie, Expirations, Stocks, Agenda, Marges, Rapports |
| Configuration | Mon Agence, Utilisateurs, Abonnement, Import |
🔑 Rôles utilisateurs
| Rôle | Accès |
|---|---|
| Admin | Accès complet à tous les modules |
| Responsable | Opérationnel + Gestion (sans config) |
| Chef d'équipe | Planning + Terrain + Collaborateurs |
| Agent | Mon Planning, Mes Demandes, Mes Documents |
Navigation rapide : utilisez la barre de recherche en haut de la sidebar pour trouver n'importe quel module instantanément.
Dashboard
Vue synthétique de l'activité de votre agence. Le tableau de bord centralise les indicateurs clés et les alertes en temps réel.
Ce que vous voyez
📊 KPIs du jour
Agents planifiés aujourd'hui, services en cours, chiffre d'affaires du mois, factures impayées.
⚠ Alertes actives
Habilitations qui expirent, factures échues, documents manquants, contraintes planning.
📅 Agenda du jour
Rappels, réunions, échéances à traiter. Accès direct aux modules concernés.
Raccourci : cliquez sur n'importe quelle carte du dashboard pour accéder directement au module concerné.
Planning
Planifiez vos agents sur vos sites, visualisez le planning mensuel par agent ou par site, et créez des services en masse grâce au mode "Planifier par site".
Vues disponibles
👤 Vue Agents
AGENT
123...
Dupond M.
GS
GS
...
Martin S.
INT
INT
...
Ligne par agent — toutes ses missions du mois sur une seule ligne.
🏢 Vue Sites
SITE
123...
Centre Comm. Nord
GS
GS
GS
...
Entrepôt Logistics
INT
...
Ligne par site — qui couvre ce site, quels jours.
🗓 Planifier par site (nouveau)
Idéal pour les rotations : plusieurs agents sur un même site sur un mois entier, avec des horaires différents par jour. Créez tout en un seul clic.
1
Ouvrir le mode planification
Dans le Planning, cliquez sur le bouton
🗓 Planifier par site en haut à droite.2
Choisir le site et le type de service
Sélectionnez le site concerné dans la liste et le type de service (Gardiennage, Intervention…).
3
Sélectionner les dates sur le calendrier
Le calendrier mensuel s'affiche à gauche. Cliquez sur les dates à attribuer à l'agent actif — elles se surlignent en jaune.
4
Définir l'agent et les horaires
À droite, choisissez l'agent dans la liste déroulante et saisissez l'heure de début et de fin.
5
Ajouter d'autres agents (rotation)
Cliquez sur
+ Ajouter un autre agent — une nouvelle ligne de couleur différente apparaît. Sélectionnez leurs dates sur le calendrier.6
Créer les services
Cliquez sur
✓ Créer les services. Tous les services sont créés en une fois et apparaissent immédiatement sur le planning.Créer un service individuel
1
Cliquer sur "+ Service"
Bouton en haut à droite du planning. Ouvre le formulaire de création.
2
Remplir les informations
Type de service, site, spécialité, nombre de postes, agent(s) affecté(s), date et horaires.
3
Configurer la récurrence (optionnel)
Pour un service répétitif, choisissez une récurrence (Quotidienne, Hebdomadaire…) et une date de fin. Le système génère automatiquement toutes les occurrences.
4
Planifier ou laisser en brouillon
Le toggle
Planifié rend le service visible par l'agent dans sa PWA. En brouillon, il n'est visible que par l'admin.Alertes réglementaires : JAREGsafe vérifie automatiquement les contraintes (repos légal, chevauchement d'horaires). Une alerte apparaît si une règle est enfreinte.
Services
Liste complète de tous vos services créés. Filtrez, modifiez, planifiez ou supprimez depuis cette vue centralisée.
Fonctionnalités
🔍 Filtres
Filtrer par date, site, agent, type, statut (planifié / brouillon). Sélection multiple pour actions en masse.
⚡ Génération facture
Sélectionnez plusieurs services et générez une facture ou un devis automatiquement depuis les données de services.
Astuce : cochez plusieurs services et utilisez le bouton
⚡ Générer facture pour facturer un mois entier en quelques secondes.Sites
Gérez les sites de vos clients : adresse, type de prestation, tarif horaire, instructions spécifiques.
Créer un site
1
Cliquer sur "+ Site"
Bouton en haut à droite de la page Sites.
2
Associer à un client
Sélectionnez le client propriétaire du site. Le site apparaîtra dans la fiche client.
3
Renseigner les informations
Nom du site, adresse complète, type de prestation, tarif horaire HT (utilisé pour le calcul automatique des marges et factures).
4
Ajouter les consignes
Instructions permanentes pour les agents affectés sur ce site (accès, codes, contacts urgence…).
Collaborateurs
Fiches complètes de vos agents et collaborateurs. Contrats, habilitations, salaires, pointages, droits d'accès — tout est centralisé dans la fiche.
Onglets de la fiche collaborateur
Informations
Heures
Contrats
Documents
Éléments salaire
Droits & Compte
Pointages
👤 Informations générales
Nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, email, numéro de sécurité sociale, statut (actif / archivé), spécialité CNAPS.
🪪 Carte professionnelle
Numéro de carte pro CNAPS, date de délivrance, date d'expiration. Alerte automatique 60 jours avant expiration.
Habilitations : tous les documents d'habilitation (SSIAP, SST, permis…) sont suivis avec alerte d'expiration dans le module Expirations.
Clients & Pipeline
Gérez votre portefeuille clients, suivez vos prospects dans le pipeline commercial et créez des devis rapidement.
🤝 Fiche client
Raison sociale, SIRET, contact, adresse, conditions de paiement, sites associés, historique des factures et devis.
🎯 Pipeline commercial
Kanban par étapes : Prospect → Devis envoyé → En négociation → Gagné / Perdu. Valeur estimée par opportunité.
Terrain
Tous les documents opérationnels de terrain : mains courantes, bons d'intervention, rondes, reconnaissances des lieux, audits et supervision.
Modules Terrain
📋 Main courante
🔔 Interventions
🔄 Rondes
🔑 RDL
🔍 Audits
👁 Supervision
📢 Notes info
🪪 DRACAR
📋 Main Courante
Registre chronologique des événements sur site. Chaque entrée contient : date/heure, agent, site, type d'événement, description, actions prises. Export PDF avec en-tête agence. Utilisé comme pièce réglementaire en cas de litige.
Bonnes pratiques : saisissez chaque événement au moment où il se produit. La main courante a valeur probante si elle est remplie en temps réel.
Facturation
Créez des factures, devis et avoirs professionnels. Gérez les relances automatiques et le catalogue de prestations.
Créer une facture
1
Nouveau document
Cliquez sur
+ Nouvelle facture. Choisissez le type : Facture, Devis ou Avoir.2
Sélectionner le client
Les informations du client (raison sociale, adresse, conditions de paiement) se remplissent automatiquement.
3
Ajouter les lignes
Depuis le catalogue ou manuellement : désignation, quantité, prix unitaire HT, TVA. Le total est calculé en temps réel.
4
Générer et envoyer
Prévisualisez le PDF, téléchargez-le ou envoyez-le directement par email au client depuis l'application.
Depuis les services
Génération automatique : dans le module Services, sélectionnez les services d'un mois et cliquez sur
⚡ Générer facture. JAREGsafe calcule automatiquement les heures × tarif horaire.📒 Catalogue
Vos prestations types pré-enregistrées (gardiennage/h, forfait ronde, astreinte…). Ajoutez-les en un clic dans vos documents.
🔔 Relances
7 modèles de relance (aimable, ferme, mise en demeure) pour devis et factures. Envoi par email en un clic.
📊 Suivi règlements
Marquez chaque facture comme payée avec la date de règlement. Le tableau de bord reflète les impayés en temps réel.
Enregistrer un paiement
1
Ouvrir le panneau de règlement
Depuis la liste des factures, cliquez sur le bouton
💰 Paiement de la facture concernée.2
Saisir le montant et la référence
Indiquez le montant encaissé, la date et une référence optionnelle (numéro de virement, chèque…). Les paiements partiels sont autorisés — la facture passe au statut Partielle et le reste à payer s'affiche automatiquement.
3
Reçu et confirmation email
Après enregistrement, vous pouvez générer un reçu PDF A5 (bouton 🧾) et proposer un email de confirmation au client avec la date de réception modifiable.
Historique des règlements : chaque paiement est listé dans le panneau avec son montant, sa date et sa référence. Vous pouvez supprimer un règlement erroné — le statut de la facture se recalcule automatiquement.
📄 Factur-X — facturation électronique
Inclus automatiquement : chaque facture PDF générée contient un fichier XML Factur-X embarqué (norme EN16931). Vos clients peuvent l'importer directement dans leur logiciel de comptabilité sans ressaisie. Vous n'avez rien à faire — c'est transparent.
Réforme e-invoicing : la facturation électronique inter-entreprises devient obligatoire en France à partir de 2026 (réception) et 2027 (émission). JAREGsafe est déjà conforme au format retenu par l'État.
🏛 Envoi Chorus Pro (marchés publics)
Pour les clients publics : mairies, hôpitaux, ministères… La loi oblige le dépôt des factures via Chorus Pro. JAREGsafe le fait en un clic directement depuis votre liste de factures.
1
Configurer une fois
Allez dans
Mon Agence → 🏛 Chorus Pro, saisissez vos 4 credentials PISTE et Chorus Pro, testez et enregistrez. Voir le Guide Chorus Pro →2
Envoyer une facture
Dans la liste des factures, cliquez sur
→ CPro. La facture est déposée sur Chorus Pro en quelques secondes.3
Confirmation
Un badge ✓ Chorus: [référence] apparaît sur la facture. La facture passe automatiquement au statut Envoyée.
Facture verrouillée : une facture au statut Envoyée ne peut plus être modifiée ni supprimée (conformité loi anti-fraude TVA). En cas d'erreur, créez un Avoir puis une nouvelle facture.
Prépaie & RH
Préparez les éléments de paie de vos agents chaque mois : récapitulatif des heures, primes, acomptes, indemnités. Export pour votre cabinet comptable.
1
Sélectionner le mois
Choisissez le mois de paie. Les heures sont calculées automatiquement depuis les services planifiés.
2
Vérifier et compléter
Contrôlez les heures normales, supplémentaires, de nuit et fériées. Ajoutez les primes et indemnités manuellement si besoin.
3
Exporter
Export PDF ou Excel du tableau de prépaie. Compatible avec les principaux logiciels de paie (Silae, Sage, ADP — à venir).
Expirations
Tableau de bord des documents arrivant à expiration. Cartes professionnelles, habilitations, visites médicales, titres de séjour — ne laissez plus rien expirer.
🔴 Expirés
Documents déjà expirés. Action immédiate requise.
🟡 Dans 60 jours
Alerte préventive. Temps suffisant pour anticiper le renouvellement.
🟢 Dans 90 jours
Information préventive. Planifiez les renouvellements.
Rappels automatiques : les expirations remontent aussi dans l'Agenda et sur le Dashboard. Le badge rouge dans la sidebar indique le nombre d'alertes actives.
Stocks & Matériel
Gérez votre inventaire de matériel (uniformes, équipements, radios…) et suivez les affectations par agent avec bons de remise PDF.
📦 Inventaire
Référencez chaque article (nom, catégorie, quantité totale, stock disponible). Le stock se met à jour automatiquement à chaque affectation.
🏷 Affectations
Affectez du matériel à un agent. Générez un bon de remise matériel PDF avec signature de l'agent et du responsable. Référence automatique MAT-XXX-000000.
Agenda & Rappels
Organisez vos événements internes, suivez vos tâches et ne ratez plus aucune échéance grâce aux rappels automatiques.
📅 Événements
6 types : RH, Réunion, Échéance client, Tâche, Formation, Note. Vue mensuelle ou hebdomadaire. Code couleur par type.
✅ To-do
Liste de tâches avec priorité (urgente, normale, basse), responsable, catégorie et date limite. Badge dans la topbar.
Rappels automatiques : les expirations de documents et les factures échues créent automatiquement des rappels dans l'agenda. Vous n'avez rien à configurer.
Marges & Rentabilité
Analysez la rentabilité de chaque site, client et type de prestation. Identifiez ce qui génère de la marge et ce qui en consomme.
📊 Indicateurs calculés automatiquement
| Indicateur | Source |
|---|---|
| CA facturé | Factures validées du mois |
| Coût main d'œuvre | Heures × taux horaire agent (prépaie) |
| Marge brute | CA − Coût MO |
| Taux de marge | Marge / CA × 100 |
Rapports
Générez des rapports synthétiques mensuels ou sur mesure : activité, heures, facturation, présence agents.
Les rapports peuvent être générés en PDF pour être partagés avec votre direction ou votre expert-comptable.
Mon Agence
Configurez toutes les informations de votre agence : identité, logo, coordonnées, paramètres RH, thème des documents PDF.
À configurer en priorité
1
Informations légales
Raison sociale, SIRET, numéro d'autorisation CNAPS, adresse du siège, RCS. Ces informations apparaissent sur tous vos documents PDF.
2
Logo et charte graphique
Importez votre logo (PNG/SVG). Il sera utilisé dans l'en-tête de toutes vos factures, contrats et documents terrain.
3
Paramètres RH
Convention collective applicable, majoration heures sup/nuit/fériées, durée hebdomadaire de référence.
4
Informations bancaires
IBAN et BIC pour les mentions légales sur vos factures. Non utilisé pour des paiements automatiques.
Utilisateurs & Droits
Gérez les accès à JAREGsafe pour votre équipe administrative. Invitez des collaborateurs, définissez leurs droits et suivez les connexions.
1
Inviter un utilisateur
Saisissez l'email du collaborateur. Un email d'invitation avec un lien d'activation est envoyé automatiquement.
2
Choisir le rôle
Admin, Responsable, Chef d'équipe ou Agent. Chaque rôle détermine les modules accessibles.
3
Personnaliser les droits (optionnel)
Affinez les droits module par module depuis la fiche collaborateur → onglet "Compte JAREGsafe".
Sécurité : le lien d'invitation est à usage unique et expire après activation. Chaque utilisateur crée son propre mot de passe sécurisé.
Mon Abonnement
Consultez votre plan actuel, gérez votre abonnement et accédez à l'historique de vos paiements.
🟢 Starter
Jusqu'à 10 agents, modules essentiels. Idéal pour démarrer.
⭐ Pro
Jusqu'à 50 agents, tous les modules, export prépaie, marges.
🏢 Business
Agents illimités, support prioritaire, personnalisation avancée.
Essai gratuit : votre agence bénéficie de 14 jours d'essai gratuit à l'inscription, sans carte bancaire requise.
Importer des données
Importez vos données existantes depuis un fichier Excel ou CSV pour démarrer rapidement sur JAREGsafe.
1
Télécharger le modèle
Téléchargez le fichier Excel modèle correspondant au type de données (agents, clients, sites…).
2
Remplir le fichier
Copiez vos données dans les colonnes prévues en respectant les formats indiqués.
3
Importer
Glissez-déposez le fichier dans la zone d'import. JAREGsafe valide les données et signale les erreurs avant l'import.
Important : sauvegardez vos données avant tout import. L'opération peut écraser des données existantes si des doublons sont détectés.